Proposal Teknis

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Properti (ERP & CRM)

AON MITRA SOLUSI

IT Consultant & Software Development

Cikarang Selatan, Indonesia

Dipersiapkan Untuk:

RHJ PROPERTY

Manajemen & Agensi Properti

Tanggal Dokumen:

10 Juni 2026

Nomor Referensi:

AON/PRP/2026-06/001

1. Pendahuluan & Objektif

Menanggapi kebutuhan operasional digital RHJ Property, kami dari AON Mitra Solusi mengajukan proposal teknis pengembangan Sistem Manajemen Properti berbasis web (Web-Based ERP & CRM).

Sistem ini dirancang sangat spesifik untuk menangani kompleksitas tiga model bisnis RHJ Property:

Aset Milik Perusahaan (Owned): Pencatatan akuisisi dan penjualan aset internal.
Manajemen Langsung (Direct Managed): Pengelolaan properti titipan investor/pemilik dengan skema bagi hasil.
Co-Broking (Agen Eksternal): Pemasaran bersama properti dari agen luar dengan perhitungan fee komisi transparan.

2. Struktur Hak Akses (Role Management)

Keamanan tingkat tinggi dengan 9 hierarki akses (Role-Based Access Control):

Role Akses	Kewenangan & Batasan
1. Super Admin	Akses tak terbatas, pengaturan System Settings (Stempel perusahaan, rate komisi), dan Audit Logs keamanan.
2. Manager	Menyetujui Surat Penawaran (Diskon), validasi listing Co-Broker, dan analisis performa Sales di bawahnya.
3. Finance	Auto-Invoicing, validasi Payment Gateway, generate Receipt PDF ber-stempel, ekspor Excel, & Revenue Splitting.
4. Legal & Admin	Manajemen Legal Document Vault (SHM/AJB/Kontrak), approval kepemilikan aset, dan verifikasi KTP/SIUP Co-Broker.
5. Sales / Agent	Manajemen leads, jadwal site visit, pembuatan Quotation PDF (dengan E-Signature), dan negosiasi.
6. Tenant & Buyer	Portal Klien: histori tagihan, unduh Invoice PDF, pembayaran deposit, dan tiket komplain maintenance (Tenant).
7. External Owner	Portal Investor (View-Only): memantau status disewa, riwayat perbaikan aset, dan laporan pencairan komisi mereka.
8. Co-Broker	Portal Eksternal: Input listing titipan, penentuan fee sharing, dan pantau pencairan komisi tanpa perlu chat admin.
9. Teknisi Internal	Akses mobile: lihat tiket perbaikan yang ditugaskan, update status (In Progress/Resolved), dan upload foto hasil perbaikan.

3. Spesifikasi Detail Modul Sistem

Sistem terdiri dari 8 (delapan) modul raksasa yang saling terintegrasi:

A. Modul Master Data Properti

Database 3-lapis kepemilikan (Owned, Direct, Co-Broked).
Kontrol visibilitas Publik (Website) vs Internal.
Legal Document Vault (SHM, AJB, PBB tersimpan aman di Cloudflare R2).
Multi-Foto Resolusi Tinggi & Riwayat Perubahan Harga.

B. Modul CRM & Interaksi Klien

Profiling Klien (Budget, Tipe Preferensi, Kota).
Lead Pipeline Management berbasis Kanban Board.
Log Histori Interaksi (Telepon, Pertemuan, Email).

C. Modul Marketing & Automation

Quotation Builder: Sistem pembuat Surat Penawaran PDF otomatis ber-kop dan bertanda tangan digital.
Smart Match: Pencocokan otomatis properti baru dengan kriteria ratusan klien lama.
Email Blast Marketing Otomatis.

D. Modul Finance & Billing Engine

Auto-Invoicing (Generate Tagihan DP, Cicilan, Sewa otomatis).
Integrasi Xendit/Midtrans (VA/QRIS deteksi lunas otomatis).
Generate PDF Kuitansi (Receipt) berstempel 'LUNAS'.
Sistem pencatatan PPh Final 2,5% & BPHTB 5%.
Revenue Splitting Engine: Kalkulasi cerdas bagi hasil komisi (Agensi vs Pemilik Asli vs Co-Broker) secara seketika saat closing.

E. Modul Co-Broker Portal

Registrasi & Verifikasi Legalitas Co-Broker (KTP/SIUP).
Dashboard Input Listing mandiri & penawaran Fee.
Sistem monitoring Site Visit & Laporan Komisi real-time.

F. Modul Maintenance & Ticketing

Penyewa dapat mengunggah foto kerusakan (pipa bocor, dll).
Sistem Penugasan ke Teknisi Internal atau Vendor Eksternal.
Manajemen Pembebanan Biaya (Cost Management): Dibebankan ke Penyewa, Kas Perusahaan, atau Potong Komisi Pemilik.

G. Modul Internal Comms & Task

Internal Messaging System antar departemen.
Task & Calendar untuk pengingat jadwal notaris/serah terima.

H. Modul Dashboard Analitik

Real-Time Performance per Divisi: Dasbor untuk Data-Driven Decision Making (Target vs Pencapaian Sales, Piutang Finance, SLA Teknisi Maintenance).
Chart Occupancy Rate & Monthly Recurring Revenue.
Exportable Reports: Ekspor massal data keuangan, pajak, dan komisi ke Microsoft Excel (.xlsx).

4. Detail Alur Kerja Sistem (Workflows)

Implementasi sistem ini akan mengotomatisasi 7 (tujuh) alur bisnis (Standard Operating Procedure) RHJ Property:

Akuisisi Aset Internal (Owned) & Direct Managed

Tim Legal memverifikasi SHM/AJB. Finance mencatat Acquisition Cost (HPP). Untuk properti Direct Managed (titipan langsung), Legal membuat draf MoU dan sistem secara otomatis membuatkan akun External Owner agar pemilik bisa memantau asetnya. Sistem mengirim notifikasi selamat datang via Email.

Alur Co-Broking (Listing Sharing Eksternal)

Agen luar mendaftar di Portal Co-Broker → Diverifikasi Legal → Co-Broker input listing & fee yang ditawarkan → Manager RHJ Approve → Listing tampil di internal → Tim Sales internal RHJ memasarkan → Jika Closing, komisi otomatis dipecah (split) oleh sistem dan masuk ke ledger Co-Broker.

Alur Penjualan (Sales/Flipping) & Quotation

Lead masuk → Sales buat penawaran (Quotation PDF) → Manager Approve Diskon → Deal. Tim Legal upload SPK. Finance menerbitkan Auto-Invoice DP. Saat klien membayar via Virtual Account, Invoice berubah lunas, dan kuitansi (Receipt PDF) otomatis terkirim. Jika cicilan, sistem men-generate tagihan otomatis tiap bulan hingga lunas.

Alur Penyewaan Terkelola (Renting)

Sistem mencatat durasi sewa, nominal Deposit, dan harga per bulan. H-3 sebelum jatuh tempo, sistem otomatis mengirim Email tagihan ke penyewa. Jika properti Direct Managed, setiap sewa dibayar, sistem otomatis memisahkan komisi untuk RHJ dan hak setor untuk pemilik (External Owner).

Alur Ticketing & Maintenance

Penyewa memfoto kerusakan via portal → Admin assign ke Teknisi Internal atau Vendor → Teknisi lapor perbaikan selesai → Admin input nota biaya → Finance menentukan apakah biaya ini ditambahkan ke tagihan sewa Tenant bulan depan, jadi pengeluaran Perusahaan, atau potong komisi External Owner.

Alur Perpanjangan Sewa (Lease Renewal)

H-30 sebelum kontrak habis, sistem mendeteksi dan mengirim peringatan ke Admin & Tenant. Jika Tenant sepakat lanjut, Sales merevisi harga (sistem mencatat di Price History), dan siklus penagihan otomatis bulan ke-1 untuk kontrak baru langsung berjalan. Deposit ditahan (carry-over).

Alur Pembatalan Transaksi (Cancellation)

Jika Buyer batal / wanprestasi, Manager melakukan pembatalan di sistem. Finance menentukan status DP (hangus atau direfund parsial dengan mencetak Invoice tipe Refund). Status properti otomatis kembali menjadi `Available` dan siap dipasarkan ulang ke publik tanpa ada penagihan palsu.

5. Standar Teknologi & Keamanan (Tech Stack)

AON Mitra Solusi menjamin keamanan dan skalabilitas sistem dengan arsitektur berstandar Enterprise:

Backend & Framework	Laravel 12 (PHP 8.2+). Sangat kuat untuk ORM (Database Relasional kompleks) dan aman dari injeksi hacker (Anti-SQL Injection & CSRF Protection).
Database Relasional	MySQL 8.0 untuk Data Integrity finansial yang absolut (tidak ada data keuangan yang miss).
Cloud Storage	Cloudflare R2 (Standar S3) untuk penyimpanan dokumen PDF dan foto resolusi tinggi dengan perlindungan redundansi dan tanpa Egress Fee.
Asynchronous Jobs	Redis (Laravel Horizon). Menangani puluhan Email blast, pembuatan dokumen PDF, dan sinkronisasi data secara masif di latar belakang (background).
API & Ekosistem Engine	Xendit/Midtrans (Payment Gateway Otomatis), SMTP (Email Engine), Meilisearch (Mesin pencari kilat), DomPDF & Laravel Excel (E-Document Generator).

Sistem ERP Manajemen Properti ini bukan hanya sekadar pembukuan, melainkan Mesin Otomatisasi Terpusat. Dengan mengintegrasikan Modul Sales, Finance, dan Co-Broker menjadi satu kesatuan, RHJ Property dijamin dapat mengurangi 80% beban pekerjaan administratif manual, menghilangkan human-error pada komisi, dan pada akhirnya mempercepat laju pertumbuhan omset bisnis.

Diusulkan Oleh,

Perwakilan Tim IT

AON Mitra Solusi

Disetujui Oleh,

Pimpinan / Direksi

RHJ Property